De benamingen lopen uiteen en in de praktijk gebruikt niet iedereen dezelfde bewoordingen. Men kan namelijk ook nog spreken van een
administrateur. Hoe zien wij het VvE Beheer:
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VvE
in (extern) Beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . de beheerder = de vaste contactpersoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. .. . . . . . . . . .
Bestuur . . . . . . . .
Technisch beheer. . . . . . . .
Administratief Beheer. . . . . . .
.
vergaderingen/besluiten
. .
klein en groot onderhoud
.. .
betalingen/brieven/bewaarplicht
.
In de praktijk kan het voorkomen dat de volgende aanwezig zijn (niet allen verplicht):
- bestuurscommissie: een aantal leden van de vve die altijd betrokken zijn bij de besluitvorming.
- lokaal technische commissie: iemand (of aantal mensen) die vaak aanwezig is die eventuele kleine klussen kan coördineren
- kascommissie: twee leden (die niet in het bestuur zitten) die de jaarcijfers controleren en de vergadering hierover informeren/adviseren (meestal verplicht)
Wanneer u de zaken uitbesteed is het mogelijk om dit gedeeltelijk te doen. Echter wij adviseren om het totaal uit te besteden. Nu klinkt dat logisch: WC eend adviseert WC eend… laten wij dit toelichten:
De administratieve zaken lopen samen op het moment dat er kosten voortvloeien uit het onderhoud. De
ledenadministratie, mutaties/contactgegevens worden centraal opgeslagen en het voorkomt problemen in de bereikbaarheid. Zodra de jaarstukken worden opgemaakt komt de administratie, samen met het bestuurlijke; denk aan besluiten,
groot onderhoud (die deels voorkomt uit het klein onderhoud) samen tot de agendastukken. Hierop worden besluiten (bestuurlijk) gemaakt en de financiële administratie krijgt akkoord en groot onderhoud wordt in gang gezet.
Zoals u ziet is het besturen van een VvE echt een samenloop van bovenstaande onderdelen. Op het moment dat u slechts één deel uit handen geeft of gaat spreiden over verschillende organisaties, dan is de kans op communicatieproblemen, van kastje naar de muur en extra kosten doordat zaken dubbel gedaan moeten worden (of dat juist niemand ze oppakt) zeer aanwezig.
