Vergaderen Digitaal

Wat als de leden niet op de vergadering kunnen (of mogen) komen, maar wel aanwezig willen zijn?

Omstandigheden maken het soms dat er het veroek is om een vergadering op afstand bij te wonen. Maar mag dat wel?

In de splitsingsakte kunnen eisen staan waar een vergadering wordt gehouden. Hier staat dan een plaatsnaam genoemd. Een digitale vergadering voldoet dan niet aan deze eis.

Wat als de vergadering én lokaal én digitaal wordt gehouden. Twijfelachtig. Wij vinden dat dit moet kunnen in de moderne tijd, maar er zijn risico's.

U moet kunnen verifiëren of de persoon aan de andere zijde werkelijk is die deze aangeeft, aangezien normaliter er ook een handtekening moet komen op de presentielijst. Hoe gaat u dat doen? Kopie legitimatie tonen? Handtekening op papier en voor de camera houden? Daarnaast nog een verificatie code via SMS of WhatsApp naar een van te voren opgegeven 06-nummer? 

De vraag is of ieder lid op een gelijkwaardige manier de informatie kan vergaren en inspraak kan hebben. Het 'meekijken' alleen is niet voldoende, er moet een volwaardige interactie zijn tussen alle partijen. En dat is nog al wat.

Men moet als vve kunnen aantonen dat iedereen over alle informatie heeft kunnen beschikken en zijn zegje heeft kunnen doen. Communicatie via een conference call is gewoon beperkter dan in 'real life'.

Het zal zaak zijn de juiste vragen te stellen op de vergadering om goed te controleren of iedereen alles heeft begrepen en vragen heeft kunnen stellen en vervolgens dit goed te notuleren.

Vervolgens moet het stemmen goed gedaan worden. 

Dus, vergaderen op afstand. Kan het?

Liever niet. En als het niet anders kan, dan zult u hier goed onderzoek naar moeten doen. Want besluiten die niet correct genomen zijn, die kunnen ongedaan worden gemaakt (nietig dan wel vernietigbaar).